RFP360:新兴技术可消除RFP的痛苦

征求意见稿360

我的整个职业生涯都花在了软件销售和市场营销上。 我竭尽全力吸引潜在客户,加快销售周期并赢得交易-这意味着我已经投入了数百小时的时间来思考,研究和响应RFP-在赢得新业务方面必不可少的邪恶。

RFP一直感觉就像是一个永无止境的追逐之路,这是一个极其缓慢的过程,不可避免地需要从产品管理中寻找答案,与法律冲突,对IT问题进行故障排除,并通过财务确认数字。 那些熟悉的人知道-清单还在继续。 营销,销售和业务开发专业人员花了无数小时来低效地筛选先前对重复性问题的答案,追踪对新问题的回答,验证信息并一次又一次地寻求批准。 该过程非常复杂,耗时,并且会给任何组织的资源带来压力。 

尽管技术发展迅速,但对于许多企业而言,RFP流程与我十多年前在职业生涯初期的经历相比变化不大。 营销团队仍在使用人工流程来整理提案,使用从Excel电子表格,共享的Google文档甚至电子邮件归档中可能存在的多种来源中提取的答案。

就是说,我们不仅迫切希望RFP流程更高效,而且业界开始要求它,这正是新兴软件将对RFP格局产生巨大影响的地方。

RFP软件的好处

除了使RFP的构建工作减轻痛苦之外; 建立快速,可重复的RFP流程可以直接影响收入。 这就是新兴的RFP技术介入的地方。

RFP软件在内容库中集中并分类常见问题和回答。 这些解决方案中的大多数都是基于云的,并支持提案经理,主题专家和执行级别批准者之间的实时协作。

尤其是, 征求意见稿360 使用户能够快速: 

  • 使用自定义知识库保存,查找和重用内容
  • 与同事一起处理相同版本的单个文档
  • 分配问题,跟踪进度并自动执行提醒
  • 利用AI自动识别问题并选择正确的答案
  • 访问知识库,并使用插件在Word,Excel和Chrome中处理提案。

桌面响应器

结果, 征求意见稿360的提案管理解决方案报告说,他们能够大大缩短总的响应时间,增加能够完成的RFP数量,同时还能提高整体获胜率。

与去年相比,我们今年对RFP的响应增加了85%,而且我们的提升率提高了9%。

InfoMart首席战略官Erica Clausen-Lee

有了更快的响应,您将有更多的总体机会来提供一致,准确和有效的响应,从而更有可能赢得业务。

增强RFP一致性

使用该平台的知识库,用户可以轻松地存储,组织,搜索和重用过去的投标内容,从而使他们在RFP响应方面处于领先地位。 提案内容的集中式中心使您的团队不必重写现有的答案,从而使您可以收集数据并保留最佳答案供将来使用。

我们有安全感,知道我们的知识是安全且一致的。 我们不必担心,如果有人退出或度假,我们会失去任何SME专业知识。 我们没有花很多时间寻找以前的答案,而是试图弄清楚谁在做什么,因为所有问题和答案都在RFP360中。

国家地理学习的Beverly Blakely Jones | 参与案例研究

提高RFP精度 

即使对于最有经验的团队成员,不正确或过时的答案也很难捉摸。 当与RFP上通常出现的快速上交截止日期配对使用时,存在提供有缺陷的信息复合物的风险。 不幸的是,不准确的信息也可能会非常昂贵,因为它可能使您失去要从事的业务。 不正确的RFP响应可能会导致无法考虑,长时间的谈判,合同延误或更糟。

基于云的RFP软件通过允许团队随时随地更新其响应,从而确信更改已反映在整个系统中,从而解决了该问题。

例如,当产品或服务经历频繁的更新而需要包含在标准响应中时,这种类型的功能就是一个很好的工具。 在许多情况下,面对这种类型的变更,团队必须贯穿整个组织结构图,以确保在制度上采用更新,然后跟进每个成员以确保在个人级别进行更新,同时还要在检查每个提案之前对其进行仔细检查。出去。 好累

基于云的RFP软件管理整个业务的这些更改,并充当不断发展的内容的单一交换所。

提高RFP效率

RFP软件的最大好处是提高效率的速度—以其自己的方式,使用这种技术构建RFP所花费的时间可与从海岸到海岸和飞行之间的差异相媲美。 许多RFP软件解决方案(包括RFP360)也是基于云的,可以快速部署,这意味着结果几乎是即时的。

价值实现时间(TtV)的想法是,有一个时钟可以跟踪客户从签署的合同到他们完全理解价值并释放软件潜力的“啊哈时刻”所需的时间。 对于RFP软件,此时间通常发生在合同签订后的几周内,此时用户正在与客户体验团队合作进行第一个RFP。 标准答案和第一个建议被上载到系统中,然后是“啊哈”时刻(软件识别出问题并插入正确答案),平均在瞬间完成大约RFP的60%至70%。 

我们发现RFP360的界面是最直观,最容易安装和运行的。 对于我们来说,学习曲线非常少,它使我们的表现几乎立即提高。

Emily Tippins,Swish维护销售管理员| 案例分析

RFP流程的发展使用户有时间回到专注于更高级别的战略计划上。 

这肯定使我们更有效率。 RFP360让我们回到了过去,让我们可以真正地选择我们的项目。 我们不再疯狂了。 我们可以深呼吸,专注于战略,并确保我们选择正确的项目并提供高质量的响应。

CareHere业务发展助理Brandon Fyffe

RFP技术必备

  • RFP之外的业务 –响应软件不仅适用于RFP,还可以管理信息请求(RFI),安全和尽职调查问卷(DDQ),资格要求(RFQ)等。 该技术可用于具有可重复答案的任何类型的标准化问答形式。
  • 一流的可用性和支持 –并非所有从事RFP的人都是超级用户。 RFP需要许多部门和具有不同技术技能水平的主题专家的意见。 选择一个易于使用且直观且拥有出色客户支持的解决方案。
  • 经验和稳定性 –与任何SaaS技术提供商一样,您可以期望RFP技术会定期进行更新和增强,但要确保该公司具有提供可信赖的真正有用功能的经验。
  • 知识库  –每个RFP解决方案都应包括一个可搜索的内容中心,该中心使您的用户可以轻松地协作并为分配给他们的响应提供更新。 寻找一种利用AI将常见问题与其回答相匹配的解决方案。
  • 智能插件和集成 – RFP技术应与您使用的程序配合使用。 寻找可让您在处理Word或Excel等程序中的响应时使用知识库的插件。 该软件还应与关键的CRM和生产力应用程序集成,以无缝支持您的RFP现有流程。

浪费时间,赢得更多RFP

RFP与获胜有关。 它们旨在帮助买方确定最佳人选,并且您能证明自己的业务符合要求的速度越快越好。 RFP软件可加快您的流程,使您更快地得到考虑,并获得更多业务,并为您提供更多获胜的机会。

随着营销团队变得更加与收入运营保持一致并进行协作,RFP技术对流程变得越来越重要。 快速RFP响应的需求并没有消失。 因此,不要等到您忍受不了采用节省您的RFP时间的技术。 您的竞争对手当然不会。

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