工作流:自动化当今市场部的最佳实践

工作流程

在内容营销,PPC广告系列和移动应用程序的时代,过时的工具(如笔和纸)在当今动态的营销环境中已无立足之地。 但是,营销人员一次又一次地使用过时的工具来处理其至关重要的流程,使广告系列容易出现错误和误解。

实现 自动化工作流程 是消除这些低效率的最明智的方法之一。 有了更好的工具,营销人员可以查明并自动执行最重复,最繁琐的任务,从而最大程度地降低错误风险并创建安全网,以防止文档丢失在收件箱中。 通过简化工作流程,营销人员可以在一周内节省数小时来更快,更有效地计划和执行详细的广告系列。

自动化是将普通活动(从创意概念审查到预算批准)推向未来的简单起点。 但是,没有转型就没有挑战。 这是组织在推进工作流自动化时遇到的两个主要痛点,以及营销人员如何在它们周围导航:

  • Education: 成功采用 工作流程自动化技术 有赖于整个部门(或组织)的支持。 自工业革命以来,创新技术(尤其是自动化技术)引发了人们对工作安全的担忧。 这种焦虑通常并非源于技术,而是源于对未知事物的简单恐惧,它甚至可能在应用开始之前就使应用脱轨。 市场营销领导者对团队的自动化教育程度越高,缓解变革压力就越容易。在教育过程的开始,自动化需要被定位为消除营销人员工作中不良因素的工具。 ,而不是代替个人的机器。 自动化的作用是在整个审批过程中删除一些繁琐的任务,例如长电子邮件链。 特定于角色的演示或辅导课程是让员工亲眼目睹工作日将如何改善的一种方式。 量化员工的时间和精力将节省诸如审查创意编辑或合同批准之类的常见职责,从而使营销人员对技术将如何影响他们的日常工作有了更切实的了解。

    但是教育不能以半天的会议或培训结束。 通过一对一的辅导课程和在线资源,允许用户按照自己的进度进行学习,从而使营销人员可以负责采用过程。 因此,在开发这些资源时,营销人员应密切参与。 尽管数字化决策可能是自上而下的,而IT部门可能是开发工作流的决策者,但营销人员最终将最了解其用例和项目需求。 创建针对营销部门特定活动的量身定制的学习材料,而不是IT术语,使最终用户有理由在采用方面投入更多的精力。

  • 定义的过程: “垃圾进,垃圾出”规则完全适用于工作流自动化。 自动执行已损坏或定义不正确的手动流程无法解决根本问题。 在数字化工作流之前,营销部门必须能够将其流程编纂,以确保初始任务触发适当的顺序操作。 虽然大多数公司都大致了解其工作流程,但这些流程通常包括一些看似很小的步骤,这些步骤在数字化过渡期间被认为是理所当然的并且经常被遗忘。例如,营销部门通常会在单个抵押品上寻求多次复制编辑,然后再进行移至打印阶段。 但是,在多个部门之间,用于签名的步骤以及参与编辑过程的各方可能会有很大差异。 如果营销人员能够为每个任务编纂独特的流程,那么建立工作流程将是一个简单的流程。

    自动化任何业务流程都需要对所涉及的步骤,人员和治理有深入的了解,以避免产生可能对最终结果产生负面影响的模糊性。 随着工作流技术的付诸实践,与手动对等技术相比,营销人员在检查自动化流程的有效性方面至关重要。 在最佳情况下,工作流自动化是一项反复工作,可帮助营销部门不断改进。

无尽的机会

建立自动化的工作流程可能是工作场所内更大的数字化过渡的起点。 营销部门通常会因工作流程缓慢和效率低下而成为人质,从而留出较少的时间进行广告活动的计划和实施。 如果对自动化进行了充分的计划并充分了解可能出现的挑战,则自动化是朝正确方向迈出的一步。 一旦工作流程就位并顺利运行,营销人员就可以开始享受定义的自动化工作流程带来的更高的生产率和协作。

SpringCM工作流程设计器

SpringCM工作流程设计器 提供现代的用户体验,可以设置工作流以执行对文件,文件夹甚至是从Salesforce等外部系统执行的操作。 自动化管理任务,启动高级工作流程或标记文档和报告。 例如,您可以创建规则以自动将单个文档或一组相关文档路由到特定文件夹。 或定义可与客户关系管理(CRM)系统同步并自动链接到某些文档的可搜索,自定义标签,以帮助进行跟踪和报告。

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智能规则 几乎不需要编写代码就可以使您实现重要的过程自动化。 自动将合同或文档发送给团队内部或外部的人员。 当您可以使用预定义的数据来减少人为错误,自动分配批准并以最少的用户交互来存档批准的版本时,高级工作流程在合同或文档生成期间特别有用。

精确搜索使用户能够通过搜索诸如合同开始日期或客户名称之类的元数据来快速跟踪文档。 您可以定义如何根据文档的特定业务需求来标记文档。 这些标签可以与CRM保持同步,以保持销售团队使用相同的客户数据,并且可以利用它们来跟踪包含非标准条款或协商条款的合同。

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