会议:美国生产力的消亡
在公司开会很昂贵,会中断生产力,而且通常是绝对浪费时间。 以下是三种会议,它们会损害企业的生产力,并可能对文化造成不可挽回的伤害:
- 避免问责的会议。您很可能已经聘请了负责完成这项工作的人。如果你召开会议来为他们做出决定……或者更糟糕的是……剥夺他们的决定权,那么你就犯了一个错误。如果你不信任这个人能胜任这项工作,就解雇他们。
- 举行会议以达成共识. 这有点不同……通常由决策者持有。 他或她对自己的决定没有信心,并且害怕后果。 通过召开会议并获得团队的共识,他们希望分散责任并减少他们的责任。
- 会议开会. 没有什么比在没有议程且什么都没有发生的情况下打断某人的每日、每周或每月会议更糟糕的了。 这些会议对公司来说非常昂贵,通常每次花费数千美元。
每次会议都应该有一个无法独立实现的目标……也许是头脑风暴、传达重要信息或分解项目和分配任务。 每家公司都应该制定规则—— 被邀请者应拒绝没有目标和议程的会议.
为什么会议很烂
为什么会议很烂? 您可以采取哪些步骤来使会议富有成效? 在这个幽默(但诚实)的演讲中,我试图回答所有这些问题,这些演讲是关于我大约十年前所做的会议的。
这是我亲自进行的演示的增强视图。 此演示文稿 会议 已经有一段时间了,我写过关于会议和 过去的生产力。 我参加了大量的会议,其中大多数会议浪费了很多时间。
当我开始自己的事业时,我发现我花了很多时间来开会弄乱我的日程。 我现在要纪律得多。 如果有工作或项目要做,我将开始取消和重新安排会议。 如果您正在为其他公司提供咨询服务,那么您的时间就是全部。 会议花费的时间比几乎其他任何活动都快。
在生产率必须提高而资源却在减少的经济中,您可能需要仔细查看会议,以找到改善两者的机会。
当我迟到会议或为什么拒绝会议时,有些人会挠头。 他们认为我迟到或根本不露面是不礼貌的。 他们从不认识我,我一次值得参加的会议从不迟到。 我认为首先举行会议或邀请我是不礼貌的。
10 条会议规则
- 有价值的会议应该有一个 议程 这包括谁出席,他们每个人为什么出席,以及会议的目标是什么。
- 有价值的会议被称为 需要的时候. 如果当天会议没有实现目标,则应取消重复安排的会议。
- 有价值的会议聚集了正确的思想,作为一个 团队 解决问题、制定计划或实施解决方案。 被邀请的人越多,就越难达成共识。
- 有价值的会议不是参加的地方 攻击 或试图让其他成员难堪。
- 有价值的会议是一个地方 尊重、包容、团队合作和支持。
- 有价值的会议始于一组 目标 完成并完成关于谁、做什么和什么时候做这项工作的行动计划。
- 有价值的会议有成员保持 主题 走上正轨,以免所有成员的集体时间被浪费。
- 有价值的会议应该有一个指定的 圖書分館的位置 这是所有成员提前知道的。
- 有价值的会议不是逃避个人对工作的责任并试图 遮住你的屁股 (那是电子邮件)。
- 有价值的会议不是炫耀和尝试的地方 吸引观众 (那是一个会议)。
如何召开富有成效的会议
许多年前,我参加了一个领导班,他们教我们如何开会。 这听起来可能很有趣,但与大型组织会面的费用是巨大的。 通过优化每次会议,您可以节省资金,赢回个人时间,并建立您的团队而不是伤害他们。
团队会议有:
- 领导 – 带着一个或多个特定目标召开会议的人。
- 刻划式打标系统 – 记录会议记录和分发行动计划的人。
- 计时员 – 负责按时举行会议和会议各个部分的人员。
- 看门人 – 负责使会议和会议的各个部分保持主题的人。
每次会议的最后10分钟左右用于制定一个 行动计划。该行动计划分为三栏—— 谁,什么,什么时候。每个行动都定义了谁来完成工作、可衡量的交付成果是什么以及他们何时完成工作。领导者的职责是让人们对商定的交付成果负责。通过制定这些会议规则,我们改变了会议的干扰性,并开始提高会议的效率。
我会挑战你思考你正在举行的每一次会议,它是否会产生收入,是否富有成效,以及你如何管理它们。 我利用 预约时间表 我常常想知道,如果邀请我的人必须通过信用卡支付费用来安排会议,我实际上会参加多少次会议!如果你必须用工资支付下一次会议的费用,你还会拥有它吗?